E-Mail Sicherheit

Deine e-Mail

E-Mail ist das wichtigste Kommunikationsmittel deines Unternehmens – und gleichzeitig ein beliebtes Ziel für Hacker, Spam und Datenmissbrauch. Mit professioneller Filterung, Blacklist-Schutz und rechtssicherer Archivierung schützt du dich und deine Mitarbeiter vor Risiken.

So bleibt deine Kommunikation zuverlässig, geschützt und jederzeit nachvollziehbar.

Warum E-Mail Sicherheit heute anders aussieht als vor fünf Jahren

Klassischer Spam ist gelöst – den filtert jeder Mailserver zuverlässig weg. Das Problem sind die Nachrichten, die genau so aussehen wie echte Geschäftspost: eine Rechnung mit geänderter Bankverbindung, eine Anfrage im Namen eines bekannten Lieferanten, ein Login-Fenster, das dem eigenen Webmail zum Verwechseln ähnelt. Diese Angriffe sind der Grund, warum E-Mail Sicherheit heute mehrstufig arbeiten muss statt nur mit einer Spam-Bewertung.

Unsere Filterung prüft eingehende und ausgehende Nachrichten, gleicht Absender gegen bekannte Angriffsmuster ab und arbeitet über zehn Rechenzentren verteilt. Als Software as a Service – es steht also keine Hardware bei dir im Haus, und Updates passieren im Hintergrund.

Ausgehende Filterung – der unterschätzte Teil der E-Mail Sicherheit

Die meisten Anbieter filtern nur, was hereinkommt. Genauso wichtig ist der umgekehrte Weg. Wird ein Postfach in deinem Unternehmen übernommen, verschickt der Angreifer über deine Domain Spam – und innerhalb weniger Stunden landet die Domain auf Blacklists. Ab diesem Moment kommen auch deine legitimen Angebote und Rechnungen bei niemandem mehr an.

Die ausgehende Filterung erkennt solche Ausbrüche und stoppt sie, bevor Schaden entsteht. Dazu kommt der Blacklist-Schutz: Landet die Domain trotzdem auf einer Liste, wird das erkannt und die Auslistung eingeleitet. Ob deine Domain aktuell betroffen ist, kannst du im Ratgeber unter Blacklist prüfen selbst nachsehen.

SPF, DKIM und DMARC – das Fundament der E-Mail Sicherheit

Drei DNS-Einträge entscheiden darüber, ob deine Nachrichten überhaupt ankommen. SPF legt fest, welche Server im Namen deiner Domain senden dürfen. DKIM signiert jede Nachricht kryptografisch. DMARC sagt dem Empfänger, was mit Nachrichten passieren soll, die durchfallen – und schickt dir Berichte darüber.

Große Anbieter prüfen das inzwischen streng: Wer ohne diese Einträge versendet, landet bei Google und Microsoft regelmäßig im Spamordner oder wird ganz abgewiesen. Wir richten alle drei ein, das ist Teil der E-Mail Sicherheit und kostet nichts extra. Die technischen Vorgaben dokumentiert die DMARC.org-Initiative.

Was E-Mail Sicherheit kostet

Filterung Start liegt bei 5,90 € im Monat und deckt 100 MB Datentransfer, alle E-Mail-Adressen einer Domain sowie den Blacklist-Schutz ab. Filterung Plus kostet 8,90 € im Monat und bringt 1 GB Datentransfer bei sonst gleichem Umfang. Die Archivierung schlägt mit 6,90 € im Monat für 1 GB Speicher in abgesicherter Cloud zu Buche. Bei allen Paketen fällt eine einmalige Einrichtung von 69 € an, alle Preise exklusive Umsatzsteuer.

30 Tage lässt sich das System kostenlos testen – ohne automatische Verlängerung und ohne Verpflichtung. Die Systeme stehen rund um die Uhr unter Monitoring und werden vollständig von uns verwaltet und gewartet. E-Mail Sicherheit ist damit eine Betriebsleistung und kein Produkt, das man einmal installiert und dann vergisst.

Archivierung: Pflicht, nicht Komfort

Geschäftliche Korrespondenz unterliegt in Österreich Aufbewahrungspflichten – für Rechnungen und steuerlich relevante Unterlagen gilt das unabhängig davon, ob sie auf Papier oder als E-Mail vorliegen. Welche Fristen konkret zutreffen, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung; die allgemeinen Vorgaben finden sich bei der Wirtschaftskammer Österreich.

Technisch heißt das: Nachrichten dürfen nicht nur auf einem Notebook liegen, das irgendwann getauscht wird. Die Archivierung legt jede ein- und ausgehende Nachricht revisionssicher ab – auch dann, wenn ein Mitarbeiter sie im Postfach löscht. Genau darin liegt der Unterschied zu einem Backup – und der Grund, warum Archivierung und E-Mail Sicherheit zusammengehören.

Was Technik bei der E-Mail Sicherheit nicht löst

Der beste Filter ersetzt keine aufmerksamen Mitarbeiter. Zwei Regeln verhindern die meisten Schäden: Bei jeder geänderten Bankverbindung wird beim Absender angerufen – unter der bekannten Nummer, nicht unter der in der E-Mail. Und Zugangsdaten werden nie über einen Link aus einer Nachricht eingegeben, sondern nur nach manuellem Aufruf der Adresse im Browser.

Worauf du sonst noch achten solltest, haben wir unter Fake-Mails erkennen zusammengefasst. Diese Seite ist bewusst ohne Fachjargon geschrieben und eignet sich zum Weiterleiten ans ganze Team. Erfahrungsgemäß bringt eine halbe Stunde Aufklärung im Team mehr E-Mail Sicherheit als jede zusätzliche Filterstufe.

E-Mail Sicherheit im laufenden Betrieb

Nach der Einrichtung siehst du in der Quarantäne, was das System abgefangen hat, und gibst einzelne Nachrichten mit einem Klick frei. Absender, die immer wieder fälschlich aussortiert werden, landen auf einer Freigabeliste. Umgekehrt lassen sich ganze Absenderdomains sperren, wenn von dort dauerhaft Unsinn kommt.

Wir sehen uns die Auswertung bei betreuten Kunden regelmäßig an. Auffällig sind meist zwei Dinge: plötzlich steigende Zustellversuche an nicht existierende Adressen – ein Hinweis darauf, dass die Domain für einen Angriff ausgekundschaftet wird – und einzelne Postfächer mit ungewöhnlich hohem Sendeaufkommen. Beides fällt bei täglicher Sichtung sofort auf und lässt sich früh stoppen.

Zur E-Mail Sicherheit gehört außerdem, alte Postfächer zu schließen. Adressen ausgeschiedener Mitarbeiter, die jahrelang unbeaufsichtigt weiterlaufen, sind ein beliebter Einstiegspunkt – niemand bemerkt dort einen fremden Login.

Für wen sich E-Mail Sicherheit rechnet

Ab etwa fünf Postfächern und regelmäßigem Kundenkontakt per E-Mail zahlt sich professionelle E-Mail Sicherheit aus. Der Vergleich ist einfach: Ein einziger erfolgreicher Rechnungsbetrug kostet in der Regel mehr als zehn Jahre Filterung. Für Einzelunternehmen ohne Zahlungsverkehr per Mail reicht dagegen der Standard-Spamschutz, der in jedem unserer Hosting-Pakete enthalten ist.

Besonders betroffen sind Branchen mit vielen Rechnungen und wechselnden Ansprechpartnern: Baunebengewerbe, Handel, Steuerberatung, Vereine mit Kassierfunktion. Dort treffen hohe Beträge auf Abläufe, in denen eine geänderte Kontonummer nicht sofort auffällt. Wir sehen solche Fälle jedes Jahr mehrfach – meist bei Betrieben, die vorher überzeugt waren, dass sie zu klein für Angriffe sind.

Häufige Fragen zur E-Mail Sicherheit

Muss ich meinen Anbieter wechseln? Nein. Die Filterung wird über die MX-Einträge vorgeschaltet und funktioniert auch, wenn die Postfächer woanders liegen.

Gehen echte Nachrichten verloren? Aussortierte Mails landen in der Quarantäne und lassen sich freigeben – nichts wird kommentarlos gelöscht.

Wie lange dauert die Einrichtung? In der Regel ein Werktag. Der Umstieg passiert ohne Unterbrechung des Mailverkehrs.

Reicht das für die DSGVO? Die Archivierung erfüllt die technischen Anforderungen. Die organisatorischen – Verfahrensverzeichnis, Löschkonzept – bleiben bei dir; wir liefern die Unterlagen dazu.

Ein letzter Hinweis aus der Praxis: E-Mail Sicherheit sollte man einrichten, bevor etwas passiert. Nach einem Vorfall ist die Filterung zwar schnell aktiv, der Schaden aus einer bereits überwiesenen Rechnung lässt sich damit aber nicht mehr rückgängig machen.

Passende Postfächer gibt es bei unserer E-Mail Adresse mit eigener Domain, das dazugehörige Webhosting aus Österreich ab 4,90 € im Monat. Betrieben von der MIKAS ISP Werbe GmbH aus Eugendorf – seit 2004 als Werbeagentur in Salzburg.